Что такое TMS простыми словами?
TMS — сокращение от английского Transportation Management System, по-русски — система управления перевозками. Это программа, в которой транспортная или экспедиторская компания ведёт свою основную работу: принимает заказы клиентов, ставит рейсы, выбирает перевозчиков и водителей, готовит документы и считает, сколько заработала на каждом рейсе.
Если упростить, TMS отвечает на вопросы, которые руководитель задаёт каждый день:
- какие рейсы сейчас в работе и в каком они статусе;
- сколько мы заработаем на этом рейсе — ещё до того, как мы его возьмём;
- какой клиент платит позже, чем мы платим перевозчику, и во что это обходится;
- какой логист ставит рейсы с хорошей маржей, а какой — нет;
- где договор-заявка по рейсу и кто последним менял в нём ставку.
Без отдельной программы ответы на эти вопросы разбросаны по таблицам, мессенджерам и памяти логистов.
Чем TMS отличается от учётной системы?
Короткий ответ: учётная система ведёт бухгалтерию, TMS — перевозки. Это две разные задачи.
| Задача | Где её решают | Почему там |
|---|---|---|
| Проводки, налоги, бухгалтерская и налоговая отчётность | учётная система | это работа бухгалтерии, у неё свои правила и сроки |
| Заказ клиента и рейс по нему | TMS | заказ меняется несколько раз в день, его ведёт логист |
| Ставки клиента и перевозчика, отсрочки оплаты | TMS | от них зависит решение по рейсу, а не только учёт |
| Маржа рейса | TMS | её нужно видеть до того, как рейс взят, а не после закрытия месяца |
| Договор-заявка, доверенность водителю | TMS | документы собираются из данных рейса |
| Счета, акты, расчёты с контрагентами в учёте | учётная система | это бухгалтерские документы |
Логика простая. Бухгалтерия фиксирует то, что уже произошло, и делает это по правилам учёта. Логисту и руководителю нужно другое: видеть, что происходит сейчас, и решать, что делать со следующим рейсом.
Для этого нужны другие данные — статусы, точки маршрута, ставки обеих сторон, отсрочки — и другая скорость. Поэтому TMS — не модуль бухгалтерии, а самостоятельная система для операционной работы.
Что TMS даёт каждому в компании?
У одной программы в транспортной компании несколько пользователей, и каждому она нужна для своего.
| Кто | Что получает |
|---|---|
| Собственник или директор | маржу по каждому рейсу и в целом за период; видно, какие клиенты, перевозчики и направления приносят деньги, а какие — нет |
| Логист | все свои рейсы в одном списке со статусами; документы для перевозчика — из данных рейса, без перепечатывания |
| Менеджер по работе с клиентами | заказы клиентов и их историю; понятно, на каких условиях работали в прошлый раз |
| Бухгалтер | закрытые рейсы с итоговыми ставками и отсрочками; меньше уточнений «а сколько в итоге договорились» |
Обратите внимание на последнюю строку: TMS не забирает работу у бухгалтерии, а приносит ей проверенные данные. Это снимает главный страх — что новая программа придёт «вместо бухгалтерии».
Зачем TMS, если рейсов немного?
Количество рейсов — не главный признак. Важнее, сколько людей с ними работает и как быстро вы узнаёте о проблемах.
Вам пора задуматься о TMS, если:
- Маржу считают в конце месяца. Решения по рейсам принимаются каждый день, а цифры по ним появляются через несколько недель.
- Ставки и отсрочки живут в переписке. Чтобы понять, на каких условиях взят рейс, нужно найти сообщение в мессенджере.
- Документы собирают вручную. Логист копирует данные рейса в шаблон договора-заявки, и каждая копия — шанс ошибиться.
- Логистов больше одного. Руководитель не видит, кто какие рейсы ведёт и с какой маржей.
- Отпуск логиста — это риск. Когда он уходит, никто не знает, что обещано клиентам и перевозчикам.
- Клиенты спрашивают про электронные документы. С 1 сентября 2026 года перевозочные документы — электронные; нештрафуемый период — до 1 марта 2027 года (по данным Минтранса России).
Если совпали два-три пункта, таблицы и мессенджеры уже стоят компании денег — просто их не видно.
Что должно быть в TMS для перевозчика и экспедитора?
Список ниже — не перечень функций конкретной программы, а вопросы, которые стоит задать при выборе любой TMS.
| Что проверить | Почему это важно |
|---|---|
| Заказ клиента превращается в рейс без повторного ввода | двойной ввод — главный источник ошибок |
| В рейсе есть ставки обеих сторон, способ оплаты и отсрочка | без этого маржу не посчитать |
| Маржа считается с учётом НДС, отсрочки и дополнительных расходов | иначе «прибыльный» рейс может оказаться убыточным |
| Документы по рейсу печатаются из программы | договор-заявка и доверенность не должны набираться вручную |
| Есть карточки клиентов и перевозчиков с договорами и реквизитами | всё о контрагенте — в одном месте |
| Есть отчёты по логистам, клиентам, перевозчикам и направлениям | руководителю нужны разрезы, а не только список рейсов |
| Права доступа настраиваются по разделам | логисту не всё нужно видеть, руководителю — всё |
| С программой можно работать с телефона | рейсы не ждут, пока логист вернётся к компьютеру |
| Понятно, как программа работает с электронными перевозочными документами | от этого зависит, придётся ли менять программу через год |
| Понятно, как устроена оплата | лицензия, оплата за пользователя или за хранение данных — это разные деньги через год |
О марже стоит спросить отдельно и попросить показать расчёт на вашем рейсе. Подробно о том, из чего она складывается, — в статье «Маржа рейса: как посчитать с учётом НДС, отсрочки оплаты и стоимости денег».
Как TMS и учётная система работают вместе?
Обычно так: логист ведёт рейс в TMS, а бухгалтер на основании закрытых рейсов выставляет счета и проводит документы в учётной системе. Чем меньше данных переносится руками, тем меньше расхождений между логистикой и бухгалтерией.
В нашей TMS таблицы отчётов выгружаются в Excel; обмен с учётными системами — по запросу.
Важно договориться заранее, какая система «главная» для каждого вида данных. Например, реквизиты контрагента сначала появляются в TMS, когда логист заводит нового перевозчика, а оплата — в учётной системе, когда бухгалтер её проводит. Если это не решить на старте, через месяц у одного перевозчика окажется два разных ИНН.
Сколько стоит TMS и от чего зависит цена?
Цена TMS складывается из нескольких частей, и сравнивать нужно все, а не только первую цифру:
- лицензия — разовый платёж за право пользоваться программой;
- оплата за пользователя — ежемесячно за каждого сотрудника, который работает в программе;
- хранение данных и сервер — если программа работает в облаке;
- внедрение и доработки — настройка под ваши процессы и перенос данных;
- сервисы внутри программы — например, электронные перевозочные документы.
Наша система управления перевозками работает без покупки лицензии. Вы платите за хранение данных вашей компании — по объёму — и за сервисы, которые подключаете сами. Подробно — на странице «Как мы зарабатываем».
С чего начать внедрение TMS?
Опыт наших внедрений в логистике и агробизнесе показывает: если программа не приживается, дело редко в функциях. Чаще мешает другое: до старта не назначили ответственного, не договорились, какие показатели смотреть, а сотрудники восприняли прозрачность как контроль. Поэтому начинать стоит не с программы, а с договорённостей.
- Назначьте ответственного. Человек, который отвечает за то, чтобы все рейсы шли через программу, а не «параллельно в таблице».
- Выберите два-три показателя. Например, маржа по рейсам за неделю, доля рейсов с документами из программы, дебиторская задолженность по клиентам.
- Начните с одного процесса. Заказ клиента — рейс — договор-заявка. Остальное подключайте, когда этот путь заработает.
- Перенесите справочники. Клиенты, перевозчики, водители, транспорт — то, без чего нельзя поставить первый рейс.
- Через две недели сравните. Маржу, которую показывает программа, — с той, что вы считали раньше. Расхождения обычно и есть та самая невидимая часть денег.
Как это устроено в нашей TMS
В нашей системе управления перевозками руководитель сам регистрирует компанию и подтверждает почту. Менеджер принимает заказ клиента, логист создаёт из него рейс, выбирает перевозчика, водителя и транспорт и вводит ставки обеих сторон с отсрочками. Маржа и рентабельность рейса пересчитываются сразу, ещё до сохранения: с учётом НДС, дополнительных расходов, стоимости денег и топлива.
Из рейса печатаются в PDF договор-заявка с перевозчиком, договор перевозки и доверенность водителю. Заказы и рейсы видны таблицей, карточками или на доске по статусам. Руководитель открывает готовые отчёты — маржу по месяцам, ставки по направлениям, дебиторскую задолженность, эффективность логистов — или собирает свой отчёт в конструкторе без программиста и выгружает таблицу в Excel.
Бухгалтерия при этом остаётся в вашей учётной системе.